Connect with us

Finance

Cara Membuat Kebijakan Perjalanan Bisnis Untuk Era COVID-19 – Media-Indonesia.com

Avatar

Published

on

Cara Membuat Kebijakan Perjalanan Bisnis Untuk Era COVID-19 - Media-Indonesia.com
Use your ← → (arrow) keys to browse

Media-Indonesia.com – Dalam jajak pendapat GBTA baru-baru ini , hampir seperempat responden melaporkan bahwa perusahaan mereka telah melanjutkan atau berencana untuk melanjutkan Kebijakan Perjalanan Bisnis. Laporan tersebut memberikan gambaran optimis untuk pemulihan Perjalanan Bisnis perusahaan, dengan peningkatan pemesanan, peningkatan keinginan untuk bepergian di antara karyawan, dan penurunan jumlah Perjalanan Bisnis yang dibatalkan.

Terlepas dari semua tanda positif, tidak praktis untuk mengharapkan Kebijakan Perjalanan Bisnis kembali seperti semula. Seperti yang telah kita bahas sebelumnya , COVID-19 telah memperkenalkan serangkaian variabel baru ke dalam Perjalanan Bisnis perusahaan. Misalnya, pedoman karantina di negara tempat karyawan berangkat dapat sepenuhnya berubah pada saat mereka kembali dari Perjalanan Bisnis.

Di kutip dalam laman ZonaMedia.id, Pedoman dinamis dan jumlah kasus yang berfluktuasi telah membuat Kebijakan Perjalanan Bisnis dan pengeluaran sebelum COVID-19 menjadi usang. Sudah waktunya bagi manajer Perjalanan Bisnis untuk mendefinisikan kembali kebijakan T&E perusahaan mereka untuk beradaptasi dengan keadaan yang berubah dan untuk mendukung karyawan mereka di masa depan.

Merevisi kebijakan T&E perusahaan Anda tidak harus sulit jika Anda memiliki proses yang baik dan pemahaman yang jelas tentang masalah keselamatan dan kewajiban baru.

Advertisement

Inilah cara Anda dapat memulai:

Penilaian Ulang Kebijakan Perjalanan Bisnis

Kebijakan Anda harus mempromosikan visibilitas, keamanan, dan kepatuhan. Itu juga perlu diselaraskan dengan baik dengan peraturan Kebijakan Perjalanan Bisnis domestik dan internasional yang baru. Untuk mulai dengan, tinjau kebijakan Anda saat ini untuk efektivitasnya dalam keselamatan dan manajemen risiko, kepatuhan hukum, dan kontrol pengeluaran, ujar IndonesiaVirals.com.

Anda dapat menyusun polis baru Anda lebih cepat jika Anda mengetahui apa yang telah berubah, seperti kendala keuangan pada perusahaan Anda, risiko Perjalanan Bisnis yang dihadapi oleh karyawan, dan perubahan yang telah dialami oleh Perjalanan Bisnis.

Adopsi dan Kepatuhan Kebijakan Perjalanan Bisnis

Saat Anda menerapkan kebijakan tersebut, promosikan penerapannya di antara karyawan Anda. Tinjau tingkat adopsi Anda secara berkala untuk visibilitas dan manajemen risiko yang lebih baik. Salah satu cara yang baik untuk melakukannya adalah dengan mengonfigurasi kebijakan dalam perangkat lunak manajemen T&E perusahaan Anda dan mewajibkan wisatawan Anda untuk menggunakan perangkat lunak dan/atau aplikasi seluler.

Perangkat lunak T&E memudahkan manajer Kebijakan Perjalanan Bisnis dapat memantau modifikasi yang dibuat oleh karyawan terhadap rencana Perjalanan Bisnis mereka dan memberikan persetujuan saat bepergian, dan kebijakan bawaan dapat membatasi pelancong Anda untuk memesan tiket pada maskapai yang masuk daftar hitam atau memulai Perjalanan Bisnis ke kota yang masuk daftar hitam.

Advertisement

Karena kondisi Kebijakan Perjalanan Bisnis tidak dapat diprediksi dan kota atau negara baru dapat dimasukkan dalam daftar hitam berdasarkan faktor risiko yang berkembang, penerapan kebijakan Anda harus mengikuti perubahan untuk kepentingan pelancong Anda.

Beberapa hal penting yang harus dicapai dengan kebijakan baru Anda:

Pilih Cendor Kebijakan Perjalanan Bisnis pilihan Anda dengan hati-hati

Audit tindakan pencegahan dan tindakan yang dilakukan oleh maskapai dan hotel yang berbeda sehingga Anda dapat memilih yang memiliki protokol kesehatan proaktif yang paling tepat. Hal yang sama berlaku untuk layanan taksi dan agen persewaan, bus, dan kereta api.

Penasihat medis IATA, Dr. David Powell, telah menyarankan bahwa tindakan seperti pembersihan kabin, penyaringan udara kabin melalui filter HEPA, dan pemakaian masker dalam penerbangan, serta tindakan kesehatan dan keselamatan di bandara, lebih mungkin menguntungkan penumpang daripada pemisahan kursi.

Sebagian besar maskapai penerbangan telah mewajibkan awak dan penumpang untuk mengenakan masker dan pelindung wajah, dan telah memulai prosedur pra-pembersihan yang agresif untuk menjaga keselamatan semua orang. Hotel sekarang menawarkan check-in tanpa sentuhan dan mewajibkan pembersihan mendalam hingga 48 jam setelah tamu mengosongkan kamar mereka.

Advertisement

Kendalikan Paparan Infeksi

Sebaiknya batasi karyawan agar tidak bepergian ke negara dengan tingkat risiko tinggi atau layanan medis berkualitas buruk, atau memesan tiket pada maskapai yang tidak aman:

Untuk mengurangi risiko, perusahaan semakin menetapkan aturan persetujuan yang ketat untuk Kebijakan Perjalanan Bisnis ke tujuan berisiko menengah dan tinggi.

Memperbarui kebijakan Anda untuk membatasi durasi Kebijakan Perjalanan Bisnis akan membantu masalah pengeluaran dan keamanan.

Meminimalkan waktu yang dihabiskan di bandara untuk singgah membantu membatasi paparan wisatawan terhadap infeksi. Anda dapat memasukkan aturan dalam kebijakan Anda untuk memprioritaskan penerbangan non-stop jika memungkinkan.

Mencegah karyawan mengunjungi area berisiko tinggi seperti pusat kebugaran, restoran populer, tempat wisata, atau bar selama Kebijakan Perjalanan Bisnis mereka.

Advertisement

Tetapkan pedoman untuk Kebijakan Perjalanan Bisnis Permukaan

Transportasi jalan dan kereta api adalah alternatif yang sangat baik sekarang karena mereka menghilangkan paparan wisatawan Anda ke bandara dan pesawat yang penuh sesak. Kebijakan Perjalanan Bisnis darat paling aman untuk Perjalanan Bisnis jarak pendek yang dapat ditempuh dalam waktu kurang dari lima jam.

Jangan lupa untuk menyertakan aturan untuk Perjalanan Bisnis domestik dalam kebijakan Anda: jenis kendaraan apa yang diizinkan, durasi Perjalanan Bisnis yang dapat diterima, dan aturan tentang penyewaan mobil dan penggantian mileage.

Catat Persyaratan Hukum Kebijakan Perjalanan Bisnis

Kebijakan baru Anda harus mencakup penafian dan pedoman pra-Kebijakan Perjalanan Bisnis yang relevan untuk membantu karyawan Anda memahami risiko yang mereka hadapi dengan bepergian, dan tanggung jawab perusahaan Anda pada berbagai tahap Kebijakan Perjalanan Bisnis. Mengklarifikasi risiko dan tanggung jawab ini dapat membantu mencegah perselisihan hukum di kemudian hari.

  • Buat daftar periksa gejala dan kondisi medis yang menghalangi karyawan untuk memulai Perjalanan Bisnis.
  • Sertakan pedoman tentang kompensasi jika seorang karyawan tertular COVID-19 saat mereka sedang dalam Kebijakan Perjalanan Bisnis.

Jika Anda memberikan asuransi Perjalanan Bisnis global kepada karyawan Anda, uraikan aturannya dalam polis: apa yang ditanggung, apa yang ditinggalkan, berapa banyak yang akan ditanggung, syarat dan ketentuan, dll.

Berikan Keringanan Dalam Pemesanan

Manajer Kebijakan Perjalanan Bisnis selalu menyukai pemesanan di muka (hingga dua minggu atau lebih) untuk menghemat dana. Namun, di saat krisis, tidak apa-apa untuk memperpanjang jendela pemesanan untuk memaksimalkan fleksibilitas.

Anda juga dapat mempertimbangkan kebijakan maskapai penerbangan—misalnya, mengharuskan wisatawan menggunakan pemesanan di muka jika maskapai memiliki kebijakan pembatalan yang fleksibel, tetapi mengizinkan pemesanan nanti jika pembatalan tidak menjadi pilihan.

Advertisement

Karena penundaan dan pembatalan Perjalanan Bisnis akan terjadi di masa mendatang, sebaiknya bicarakan dengan penyedia Kebijakan Perjalanan Bisnis Anda tentang penanganan biaya ketidakhadiran, kredit pembatalan, dan tiket yang tidak digunakan.

Ganti rugi karyawan Anda untuk tes APD dan COVID-19

Pengusaha sudah terbiasa dengan penggantian biaya makan, Kebijakan Perjalanan Bisnis, dan penginapan kepada karyawan — sekarang mereka perlu menambahkan barang-barang seperti masker wajah, pembersih, dan perlengkapan APD ke dalam daftar.

Bekerja samalah dengan tim hukum Anda untuk memeriksa undang-undang di negara atau negara bagian Anda terkait dengan penggantian persediaan dan peralatan yang diperlukan untuk bepergian dengan aman. Saat Anda melakukannya, perbarui kebijakan Anda dengan aturan penggantian biaya untuk tes COVID-19 sebelum dan sesudah Kebijakan Perjalanan Bisnis dan biaya terkait.

Dorong karantina mandiri dan kerja jarak jauh

Karyawan yang kembali dari Kebijakan Perjalanan Bisnis harus diizinkan bekerja dari rumah setidaknya selama 3 minggu untuk meminimalkan kemungkinan menulari orang lain di tempat kerja. Selain itu, Anda dapat meminta mereka untuk menjalani tes COVID-19 sebelum kembali ke tempat kerja.

Untuk ini, Anda harus menentukan jenis tes, durasi setelah mereka diizinkan memasuki tempat kerja, dan penggantian apa, jika ada, yang akan Anda berikan untuk tes.

Advertisement

Komunikasikan kebijakan

Kunci untuk meningkatkan kepatuhan adalah berkomunikasi, berkomunikasi, dan berkomunikasi. Gunakan beberapa saluran untuk mendidik karyawan Anda—misalnya, menyiapkan lokakarya sebelum Perjalanan Bisnis, atau memberikan sesi pelatihan pribadi di mana tim Kebijakan Perjalanan Bisnis Anda dapat menjelaskan inti kebijakan kepada setiap wisatawan.

Rapat seperti ini juga menyediakan platform bagi karyawan Anda untuk mengajukan pertanyaan tentang Kebijakan Perjalanan Bisnis Anda dan meminta klarifikasi.

60% pelancong bisnis tidak sepenuhnya memahami alasan memiliki Kebijakan Perjalanan Bisnis perusahaan dan manfaat memilikinya (Amadeus).

Juga, buat Kebijakan Perjalanan Bisnis Anda mudah diakses. Mengirimkannya melalui email kepada karyawan Anda, termasuk dalam alat pemesanan atau sistem manajemen pengeluaran Anda, meletakkannya di intranet, dan bahkan membuat aplikasi individual untuk itu adalah beberapa cara Anda dapat memudahkan karyawan Anda untuk mengakses kebijakan tersebut.

Ini makananmu!

Masa depan Kebijakan Perjalanan Bisnis tampaknya tidak dapat diprediksi, mengingat kondisi kesehatan dan ekonomi yang selalu berubah. Dalam situasi kacau ini, semakin banyak panduan dan kejelasan yang Anda tawarkan kepada karyawan Anda, semakin mulus transisi perusahaan Anda ke Perjalanan Bisnis.

Advertisement

Memanfaatkan waktu dan ruang untuk perubahan yang disajikan oleh pandemi, manajer Kebijakan Perjalanan Bisnis harus mengevaluasi dan menerapkan teknologi yang membantu beradaptasi dengan berbagai pedoman dan merampingkan manajemen T&E.

Dengan aplikasi T&E seperti Zoho Expense, tim Kebijakan Perjalanan Bisnis dapat dengan mudah mengotomatiskan penerapan kebijakan, memperbaruinya secara real-time, menetapkan aturan untuk batas harga dan kerangka waktu pemesanan, membatasi opsi penerbangan dan akomodasi, menyiapkan alur kerja persetujuan, dan banyak lagi.

Kebijakan komprehensif berdasarkan tren industri terkini, ditambah dengan solusi manajemen pengeluaran yang efektif, dapat memberikan keajaiban bagi pelancong bisnis, tim Kebijakan Perjalanan Bisnis, dan staf keuangan Anda.

Advertisement
Use your ← → (arrow) keys to browse
Continue Reading
Advertisement